La gestion administrative
Contexte
Documents ressources
Le contrat qui précise le montant de la subvention accordée, vos obligations et vos droits et ses annexes.
Annexe I : votre formulaire de candidature : votre candidature a été approuvée sur la base de la demande de financement qe vous avez formulée et qui constituent désormais un engagement de votre part à les réaliser.
Annexe II : Le formulaire de rapport final en version électronique disponible sur Ulysse en cours de campagne
Annexe III : L'engagement de mobilité
Annexe V : Les documents de mobilité entre le bénéficaire et les participants à la mobilité.
Annexe VI : (ou V pour les consortiums) : Les règles générales d'utilisation des fonds Erasmus pour l'année académique 2009-2010 selon le contrat financier signé entre la Commission européenne et l'agence nationale.
L’organisme contractant doit se référer à ces documents aux différents stades de son projet.
Cycle du projet et principales étapes
|
DOCUMENTS A REEXPEDIER |
ECHEANCES |
|
Dossier des étudiants et/ou enseignants Erasmus présentant un handicap lourd |
JUILLET |
|
Contrat financier avec l’AGENCE signé en 3 exemplaires originaux |
Au plus tard 45 jours après la date d’envoi du contrat par l’agence |
|
Formulaires de candidature CIEL à envoyer aux établissements organisateurs de CIEL pour les Cours Intensifs Erasmus de Langue qui se dérouleront en janvier et février – Uniquement pour les étudiants. |
31 OCTOBRE
|
|
Eventuellement : Rapports de suivi serré Cette procédure concerne uniquement certains établissements nécessitant un suivi financier particulier. |
DECEMBRE |
|
Rapport intermédiaire (version informatique à compléter en ligne sur Ulysse et version papier à nous retourner signée) pour : La mobilité étudiante période d’études et stage en entreprise 08/09 |
FEVRIER |
|
Redistribution
|
JUIN (avant le 30 juin) |
|
Rapport final (version informatique à compléter en ligne sur Ulysse et version papier à nous retourner signée) pour :
|
SEPTEMBRE |
Rapport intermédiaire et rapport final
Les porteurs de projet doivent remettre des rapports d’activités sur les aspects quantitatifs du projet :
- Le rapport intermédiaire à mi-parcours, dresse un premier bilan ;
- Le rapport final
- Les conditions du versement du solde des 20% de la subvention.
Tous ces rapports sont téléchargeables sur Ulysse
RAPPEL : Aucun justificatif ne vous sera demandé par l’agence.
Vous devez les conserver pendant 5 ans au sein de votre structure.
Devis et factures : à conserver conjointement avec le service comptable de votre structure : ils peuvent être la preuve d’une activité.
Dans le cadre de son rôle d’accompagnement des projets, le personnel de l'agence peut effectuer une visite de suivi . Ces visites représentent une opportunité d’accéder à une meilleure compréhension de chaque projet dans sa spécificité : les méthodes de travail qui y sont utilisées, les contraintes et opportunités auxquelles il faut faire face, etc.… Elles sont également l’occasion de repérer de nouveaux outils d’apprentissage, des grilles d’évaluation, des idées de diffusion, etc.